§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji, uczestnictwa, bezpieczeństwa oraz utrwalania i rozpowszechniania wizerunku podczas imprezy pod nazwą „XXII Wołomiński Zlot Pojazdów Zabytkowych”, zwanej dalej „Imprezą”.
2. Organizatorem Imprezy jest Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Lokalnych WUWUEL, zwane dalej „Organizatorem”.
3. Kontakt z Organizatorem możliwy jest za pośrednictwem adresu e-mail: zlotzabytkow@gmail.com.
4. Celem Imprezy jest integracja właścicieli i miłośników pojazdów zabytkowych, popularyzacja zabytkowej motoryzacji oraz promocja walorów turystycznych i kulturowych regionu.
5. Impreza ma charakter rekreacyjno-kulturalny i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu właściwych przepisów, chyba że Organizator postanowi inaczej i dopełni wymaganych prawem formalności.

§ 2. Termin i miejsce

1. Impreza rozpocznie się w dniu 5 września 2026 r. o godz. 8:00.
2. Impreza zakończy się w dniu 6 września 2026 r. o godz. 15:00.
3. Szczegółowe miejsce oraz program poszczególnych części Imprezy Organizator podaje w materiałach informacyjnych dotyczących Zlotu.
4. Jeżeli program obejmuje przejazdy po drogach publicznych, uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania przepisów ruchu drogowego i zasad określonych przez Organizatora.

§ 3. Uczestnicy i pojazdy

1. Uczestnikiem Imprezy może być osoba pełnoletnia posiadająca prawo do korzystania i dysponowania pojazdem zabytkowym lub klasycznym spełniającym kryteria określone przez Organizatora.
2. Do udziału mogą być dopuszczone w szczególności samochody osobowe, ciężarowe, autobusy, pojazdy specjalne, motocykle i motorowery spełniające kryteria wieku lub charakteru pojazdu przyjęte przez Organizatora.
3. Inne pojazdy mogą zostać dopuszczone do udziału za zgodą Organizatora.
4. Osoby małoletnie mogą uczestniczyć w Imprezie pod opieką rodzica, przedstawiciela ustawowego lub innej osoby dorosłej odpowiedzialnej za ich bezpieczeństwo.
5. Kierowcą pojazdu może być wyłącznie osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia do kierowania danym pojazdem.
6. Pojazd poruszający się po drogach publicznych musi posiadać wymagane prawem dokumenty, ważne ubezpieczenie OC oraz – jeżeli jest wymagane – ważne badanie techniczne.

§ 4. Zgłoszenie i rejestracja

1. Udział w Imprezie jest dobrowolny.
2. Zgłoszenie udziału następuje za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego udostępnionego przez Organizatora.
3. Przesłanie formularza nie jest równoznaczne z automatycznym przyjęciem zgłoszenia. Organizator może potwierdzić udział uczestnika.
4. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia, w szczególności ze względów organizacyjnych, bezpieczeństwa lub z uwagi na charakter pojazdu.
5. Udział w Imprezie jest bezpłatny, chyba że Organizator poinformuje wcześniej o odpłatności za określone dodatkowe świadczenia.
6. Przesłanie zgłoszenia oznacza zapoznanie się z Regulaminem i zobowiązanie do jego przestrzegania.

§ 5. Zasady bezpieczeństwa i zachowania

1. Każdy uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawa, w szczególności przepisów ruchu drogowego, stosowania się do poleceń Organizatora oraz zachowania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób.
2. Na terenie Imprezy zabronione jest w szczególności: organizowanie lub podejmowanie prób wyścigów; wykonywanie tzw. „palenia gumy”, „bączków”, driftu lub innych niebezpiecznych manewrów; gwałtowne przyspieszanie lub poruszanie się z prędkością zagrażającą innym osobom; celowe powodowanie nadmiernego hałasu; używanie pojazdu w sposób mogący spowodować zagrożenie dla ludzi lub mienia; agresywne lub wulgarne zachowanie; niszczenie mienia; zakłócanie porządku Imprezy.
3. Na terenie Imprezy obowiązuje zakaz zachowań mogących naruszać dobre obyczaje, spokój innych uczestników lub bezpieczeństwo osób i mienia.
4. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania regulaminów miejsc, na których odbywają się poszczególne części Imprezy.

§ 6. Odpowiedzialność

1. Uczestnicy biorą udział w Imprezie na własną odpowiedzialność.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież lub zaginięcie mienia uczestników, uszkodzenia pojazdów, szkody wyrządzone przez innych uczestników lub osoby trzecie oraz następstwa zdarzeń powstałych z przyczyn leżących po stronie uczestnika – z zastrzeżeniem odpowiedzialności Organizatora wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Organizator nie odpowiada za szkody wynikające z działania siły wyższej, w szczególności zdarzeń pozostających poza jego kontrolą.
4. Uczestnik odpowiada za szkody wyrządzone przez siebie na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
5. Uczestnik zobowiązany jest posiadać wymagane prawem ubezpieczenie pojazdu oraz sprawować pieczę nad swoim mieniem.

§ 7. Fotografowanie i filmowanie Imprezy

1. W trakcie Imprezy Organizator lub osoby działające na jego zlecenie mogą wykonywać fotografie, nagrania wideo oraz inne materiały dokumentujące przebieg Imprezy.
2. Materiały mogą przedstawiać uczestników, osoby towarzyszące, pojazdy, prezentacje, przejazdy, wydarzenia towarzyszące, publiczność oraz teren Imprezy.
3. Materiały mogą być wykorzystywane w celu dokumentowania przebiegu Imprezy, przygotowania relacji, promocji Imprezy, promocji kolejnych edycji oraz prowadzenia archiwum Organizatora dotyczącego Imprezy.
4. Materiały mogą być publikowane w szczególności na stronach internetowych Organizatora, jego profilach w mediach społecznościowych, w materiałach prasowych, informacyjnych, promocyjnych, relacjach z Imprezy oraz materiałach promujących kolejne edycje.
5. Organizator może korzystać z materiałów w formie fotografii, filmu, transmisji na żywo, relacji, materiałów montowanych oraz innych form prezentacji audiowizualnej.
6. Organizator zobowiązuje się wykorzystywać wizerunek uczestników w sposób zgodny z prawem, dobrymi obyczajami oraz charakterem Imprezy.

§ 8. Zgoda na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uczestnika

1. Udział w Imprezie nie jest uzależniony od wyrażenia zgody na indywidualne wykorzystanie wizerunku uczestnika.
2. Zgoda na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku jest udzielana odrębnie, w formularzu zgłoszeniowym lub w formie pisemnej.
3. Zgoda obejmuje nieodpłatne utrwalanie wizerunku uczestnika podczas Imprezy w formie fotografii, nagrań wideo oraz transmisji na żywo oraz nieodpłatne rozpowszechnianie materiałów zawierających ten wizerunek przez Organizatora.
4. Zgoda obejmuje publikację materiałów na stronach internetowych Organizatora, w jego mediach społecznościowych, materiałach informacyjnych, prasowych, promocyjnych, relacjach z Imprezy oraz materiałach promujących kolejne edycje Imprezy.
5. Zgoda obejmuje wykorzystanie wizerunku wyłącznie w związku z dokumentowaniem, relacjonowaniem, archiwizowaniem i promocją Imprezy oraz wydarzeń organizowanych przez Organizatora o charakterze związanym z zabytkową motoryzacją.
6. Zgoda nie obejmuje wykorzystywania wizerunku uczestnika w reklamach produktów lub usług podmiotów trzecich ani przekazywania jego wizerunku sponsorom w celu prowadzenia przez nich odrębnych działań marketingowych, chyba że uczestnik udzieli w tym zakresie odrębnej zgody.
7. Zgoda zostaje udzielona na okres 5 lat od dnia zakończenia Imprezy i może zostać wycofana w dowolnym momencie w odniesieniu do przyszłego wykorzystania wizerunku.
8. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dokonanego przed jej wycofaniem.

§ 9. Fotografie przedstawiające Imprezę jako całość

1. Niezależnie od indywidualnych zgód Organizator może wykonywać i rozpowszechniać fotografie oraz nagrania przedstawiające Imprezę jako wydarzenie, w których poszczególne osoby stanowią jedynie element większej całości, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Postanowienie powyższe nie stanowi podstawy do wykorzystywania rozpoznawalnego wizerunku konkretnej osoby w sposób wykraczający poza zakres dopuszczony obowiązującymi przepisami prawa.

§ 10. Wizerunek osób towarzyszących i członków załogi

1. Uczestnik, zgłaszając osoby towarzyszące lub członków załogi, zobowiązuje się poinformować te osoby o zasadach fotografowania, filmowania i publikacji materiałów określonych w Regulaminie.
2. Uczestnik nie może udzielić w imieniu innej pełnoletniej osoby zgody na rozpowszechnianie jej wizerunku, jeżeli przepisy prawa wymagają zgody tej osoby.
3. W przypadku indywidualnego, rozpoznawalnego ujęcia osoby towarzyszącej Organizator uzyskuje zgodę tej osoby, jeżeli jest ona wymagana przepisami prawa.

§ 11. Wizerunek osób małoletnich

1. W przypadku utrwalania i rozpowszechniania rozpoznawalnego wizerunku osoby małoletniej Organizator stosuje zasady wynikające z obowiązujących przepisów prawa.
2. Jeżeli wymagana jest zgoda przedstawiciela ustawowego, jest ona udzielana odrębnie przez rodzica lub przedstawiciela ustawowego.
3. Rodzic lub przedstawiciel ustawowy może wycofać zgodę na przyszłe wykorzystanie wizerunku dziecka na zasadach określonych w Regulaminie.

§ 12. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Lokalnych WUWUEL.
2. Dane osobowe są przetwarzane w celu organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia Imprezy, kontaktu z uczestnikami oraz prowadzenia dokumentacji związanej z Imprezą.
3. Zakres przetwarzanych danych obejmuje dane podane w formularzu zgłoszeniowym, niezbędne do organizacji Imprezy.
4. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów oraz przez okres wymagany przepisami prawa.
5. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem – oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§ 13. Wycofanie zgody na wizerunek

1. Cofnięcie zgody na wykorzystanie wizerunku może nastąpić poprzez przesłanie wiadomości na adres e-mail Organizatora: zlotzabytkow@gmail.com.
2. Wiadomość powinna umożliwiać identyfikację osoby, której zgoda dotyczy, oraz – w miarę możliwości – wskazywać materiały, których dotyczy żądanie.
3. Organizator podejmuje odpowiednie działania w celu zaprzestania dalszego wykorzystywania materiałów objętych cofniętą zgodą, w zakresie, w jakim jest to prawnie i technicznie możliwe.

§ 14. Sponsorzy i partnerzy

1. Wykorzystanie wizerunku uczestnika w materiałach reklamowych lub promocyjnych przygotowywanych przez sponsorów lub partnerów Imprezy wymaga odrębnej podstawy prawnej i – jeżeli jest wymagana – odrębnej zgody uczestnika.
2. Postanowienia Regulaminu dotyczące dokumentowania i promocji Imprezy nie stanowią automatycznej zgody na prowadzenie przez sponsorów lub partnerów odrębnych kampanii marketingowych z wykorzystaniem wizerunku uczestnika.

§ 15. Odwołanie lub zmiana Imprezy

1. Organizator może odwołać, skrócić, przerwać lub zmienić termin Imprezy z przyczyn niezależnych od Organizatora, w szczególności w przypadku wystąpienia siły wyższej, zagrożenia bezpieczeństwa uczestników lub decyzji właściwych organów.
2. Informacja o istotnych zmianach będzie publikowana w kanałach komunikacji wskazanych przez Organizatora.

§ 16. Wykluczenie uczestnika

1. Organizator może odmówić dopuszczenia uczestnika do Imprezy lub nakazać mu opuszczenie jej terenu w przypadku naruszenia Regulaminu, przepisów prawa, zasad bezpieczeństwa lub porządku Imprezy.
2. W przypadku poważnego naruszenia zasad bezpieczeństwa Organizator może podjąć decyzję o natychmiastowym usunięciu uczestnika bez wcześniejszego ostrzeżenia.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. Udział w Imprezie oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
2. Regulamin jest dostępny przed rozpoczęciem Imprezy na stronie internetowej lub profilu Organizatora oraz w miejscu rejestracji.
3. Organizator może dokonać zmian Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności organizacyjnych lub związanych z bezpieczeństwem.
4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy obowiązującego prawa.
5. W przypadku nieważności lub nieskuteczności któregokolwiek postanowienia Regulaminu pozostałe postanowienia pozostają w mocy.